Du kan läsa om:
Om du inte redan har skapat din Minuba GO! konto kan du göra det gratis här!
För att du snabbt och enkelt ska kunna komma igång med att skapa offerter och skicka fakturor så är det viktigt att du börjar med att fylla i dina företagsinställningar.
Kom ihåg: Du kan alltid gå tillbaka och rätta eller lägga till information i dina ’Företagsinställningar’.
I appen: Inställningar >> Företagsinställningar >> Företagsdetaljer
Fyll i dina kontaktuppgifter: Företagsnamn, organisationsnummer, momsreg.nr, postnummer och adress under dina ’Företagsdetaljer’ i din Minuba GO!
Kontaktuppgifterna används bland annat som sidfot på dina offerter, ordrar och fakturor om du inte angett något annat.
Det är därför väldigt fördelaktigt att skriva firmans mejladress i fältet ’mejl’ om det är den du önskar att använda för kommunikationen med kunderna.
I appen: Inställningar >> Företagsinställningar >> Bankinformation
Under din bankinformation fyller du i ditt kontonummer, bankgiro eller plusgiro, samt namnet på din bank.
Bankinformationern framgår på din faktura så att du kan ta emot pengar från dina kunder.
Du kan alltid redigera denna information under dina Företagsinställningar om du skulle byta bank eller behöva byta konto.
I appen: Inställningar >> Företagsinställningar >> Fakturering
Under fliken ’Sista betalningsdag’ under Fakturering under ’Företagsinställningar’ anger du betalningsvillkor, standardavgift för påminnelser och moms på fakturabeloppet.
Det är också här som du anger det önskade påslaget (Marginal) på ditt material.
Under ’Fakturor’ nederst på fliken ’Fakturering’ bestämmer du vilken information som ska framgå på dina fakturarader.
Det kan till exempel vara att medarbetarnamnet ska framgå på fakturaraderna med tidrapporter på fakturan.
I det följande guidar vi dig till hur du snabbast och enklast sätter upp dina grossistavtal, samt hur du lägger till egna material.
I appen: Inställningar >> Administration >> Grossistavtal
Under ’Inställningar och Administration’ i din Minuba GO! hittar du dina ’Grossistavtal’. Läg till en leverantör genom att trycka på ”+”.
All integration är helt gratis!
Här kan du lägga till och aktiviera grossistavtal och därmed få tillgång till grossistens bruttolista, samt möjlighet att läsa in dina rabattavtal och ta emot orderkännanden eller inköpsfakturor.
I appen: Inställningar >> Administration >> Material
I Minuba GO! kan du skapa egna material. Det kan till exempel vara timpriser eller material som du ofta använder. På så dätt kan du enkelt söka fram det du ska använda när du är ute och utför ditt arbete.
Du lägger till nya material genom att gå in under Inställningar och klicka på ’Administration’ i din Minuba GO! och sedan välja fliken ’Material’.
Tryk på + längst ner och fyll i fälten.
OBS: Om materialet ska användas som tidsrapportering (timpris) när du registrerar material eller timmar på en order, är det viktigt att du väljer ’Använd till tidsrapportering’.
Nu har vi guidat dig igenom hur du ställer in dina ’Företagsinställningar’ och din ’Administration’. Nu är du redo att skapa din första offert eller order.
I det följande guidar vi dig därför till:
Arbetskortet skapas automatiskt när du har godkänt din offert eller order.
I appen: Framsidan >> Orderutkast och Offerter
1) Tryck på + uppe i det högra hörnet.
2) Välj ’Offert’ och tryck på ’Lägg till kund’.
– Om kunden inte redan är skapad i din Minuba GO! Ska denne skapas först. Det gör du genom att klicka på ’Skapa ny kund’.
3) Välj den relevanta kunden och tryck på ’Lägg till’ i det nedre högra hörnet. Sedan fyller du i resten av informationen i din offert.
4) Välj Orderrubrik och hur du önskar att fakturera (fast pris eller löpande)
När kunden har accepterat din offert går du till ’Offert och orderutkast’ i appen. Klicka in dig på offerten och tryck på ’Status’ och välj ’Godkänn order’ i menyn. Efter detta får du möjlighet att skicka orderbekräftelsen på mejl.
Har kunden redan accepterat din offert och bett dig att utföra det avtalade arbetet?
Då kan du skapa en order direkt i din Minuba GO!
1) Klicka på ’Offert och orderutkast’ i appen och tryck på + uppe i det högra hörnet.
2) Välj ’Order’ och tryck på ’Lägg till kund’. Om kunden inte redan är skapad i din Minuba GO! Ska den skapas först. Det gör di genom att klicka på ’Skapa ny kund’.
3) Fyll sedan i resten av informationen på din order. Välj om det ska vara fastpris eller löpande.
OBS: När du godkänner ordern så får du möjlighet att skicka orderbekräftelsen på mejl. Bocka bara i rutan ’Skicka på mejl’ innan du trycker på knappen ’Godkänd’ i det nedre högra hörnet.
Har du behov av att registrera tid på ett arbetskort? Eller ska dina medarbetare registrera sin arbetade tid och frånvaro? Det görs snabbt och enkelt i Minuba GO!
Det finns tre typer av tidregistreringar i Minuba GO!:
Börja med att klicka på ’Min tid’ i appen. Tryck på kalendern och välj det datum som du önskar att registrera din tid eller frånvaro på.
Ska timmarna registreras som ordrelaterad på arbetskortet väljer bara arbetskortet i rullmenyn.
Om timmarna inte är ordrerelaterade utelämnar du möjligheten att välja arbetskort i fältet ’Arbetskort’.
Om timmarna ska registreras som frånvaro så väljer du ’Frånvaro’ under ’Registreringstyp’.
Tips!: Orderrelaterade timmar kan dessutom också registreras direkt via arbetskortet för den pågående ordern. Klicka på + i botten av arbetskortet och välj ’Tidsrapportering’. Fyll i fälten och tryck på ’Spara’ eller ’Spara och lägg till ny’ om du önskar att rapportera fler timmar.
Med MinubaGO! Kan du dokumentera ditt arbete genom att ladda upp bilder eller annan dokumentation som till exempel ritningar på ett arbetskort.
Du lägger till bilder i appen genom att klicka på + nederst på arbetskortet och sedan välja ’Dokumentation’
Använd funktionen ’Ta bild’ om du önskar att ta före/efterbilder på ditt arbete med kameran i telefonen. Vill du ladda upp bilderna från ditt fotoalbum trycker du på ’Fotoalbum’.
Tryck på ”Ladda upp”.
OBS: Har du ritningar eller annan dokumentation som ska laddas upp på arbetskortet kräver det att du loggar in på Minuba GO! via datorn.
1) Klicka in på arbetskortet (ordern) i din app.
2) Tryck på + längst ner på skärmen.
3) Välj ’Anteckningar’.
4) Välj om det ska vara en ’Anteckning på kund’ eller ’Anteckning på arbetskort’.
En ’Anteckning på arbetskort’ visas endast på gällande order.
En ’Anteckning på kund’ skapas på själva kunden och kommer att framgå på alla ordrar kopplade till kunden.
Nu har du koll på de flesta basfunktionerna i din Minuba GO! och är nu redo att skicka din första faktura till din kund.
I det följande guidar vi dig genom:
I MinubaGO! har vi gjort det enkelt för dig att skicka en faktura med bara ett fåtal klick! Tack vare pilarna överst i appen på arbetskortet har du alltid full överblick över din order.
Du kan alltid fakturera nuvarande omkostning på en aktiv order genom at trycka direkt på ’Faktura-pilen’ i toppmenyn i din app.
Då låses och faktureras alla de material och timmar som finns på arbetskortet. Du behöver inte vara färdig med din order för att kunna fakturera.
Kolla igenom fakturautkastet genom att klicka på ’Visa pdf’ i toppen. Här får du se ett utkast som innehåller den information som ligger på utkastet.
När allt på utkastet ser riktigt ut så klickar du på ’Godkänn’.
Om du har avslutat arbetet och vill att ordern försvinner från ditt ’Överblick’ kan du trycka på ’Status’ och ’Avsluta och fakturera’.
Då försvinner ordern från ’Överblick’ och sätter sig under ’Arkiv’. Samtidigt kommer du direkt till ditt fakturautkast och kan fakturera din kund.
Statusen ’Färdiggör’ är steget före ’Avslutad’ och lägger sig under ’Färdiga’ i Överblick, så du kan se alla färdiga uppdrag.
Tips: Låt din undermontör markera ordern som ’Färdig’ innan du kontrollerar ordern och ’Avslutar och fakturerar’.
Du kan aktivera omvänd byggmoms på en order när du skapar den.
Detta kommer automatiskt att ta bort momsen på alla dina fakturor relaterade till ordern.
Du hittar dina ROT/RUT inställningar på fakturautkastet.
Om du har fyllt i kundens personupplysningar i förväg kommer dessa att hämtas automatiskt.
Du kan gå in under Kunder i huvudmenyn och fylla i uppgifterna där om du vil slippa fylla i på fakturan.
När du har sparat dina ändringar kan du trycka på ’Visa pdf’ för att se hur fakturan ser ut.
Tryck på ’Godkänn’ och skicka till kunden när du är nöjd.
Har du frågor? Du kan hitta många svar i listan över Vanliga frågor.
Om du inte kan hitta svar på dina frågor så är du alltid välkommen att skicka ett mejl med din förfrågan till support@minubago.se.